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• Google Desktop: buscadores y Gestión Documental

Google entra en el mercado de la gestión documental personal.

Hoy, 14 de Octubre, Google se ha sacado de la chistera el esperado Google Desktop, tal y como anunciaba, entre otros, CNN Money. La idea, simple, pero muy útil (como siempre) era " [...]to have it behave like a photographic memory for your computer", tal y como dijo Marissa Mayer, directora de Consumer Web Products de Google Inc.

El caso es que ya lo tengo instalado, y sigue paso por paso, el perfil del clásico motor de gestión documental: necesita su tiempo para indexar tu disco duro, etc.

Ahora bien, tiene una serie de funcionalidades muy interesantes:

1. Indexa tu e-mail, y puedes realizar búsquedas internas dentro de ellos a la velocidad de la luz. Aquí se nota muchísimo cómo han aprovechado su experiencia con GMail, puesto que la forma de presentarte los e-mails y sus adjuntos es muy similar. Una cosa interesante, es que no sólo ordena los resultados por orden cronológico, sino, cómo no, también por relevancia (todo el mundo a probar qué tal lo hace).

2. Indexa tus páginas web visitadas (si es que están cacheadas), y te muestra una imagen de la página en tamaño reducido a modo de "preview".

3. En el caso de un uso tradicional del buscador, si se realiza una búsqueda y tuviéramos documentos relevantes, nos los mostraría destacados con un icono especial.

Además, el algoritmo, tendrá la ventaja de no tener que contar con el fastidioso spam de buscadores realizado por terceros, y que últimamente está haciendo que muchos tengamos la tercera página de Google como una excelente fuente de resultados relevantes, y ya no tanto la primera.

¿Qué se echa de menos? Indudablemente, indexación full-text de ficheros PDF de Acrobat, aunque para ello se pueda usar la utilidad Catalog de Acrobat. De momento, sólo indiza los nombres de estos ficheros, así como los de formatos gráficos.

Podemos añadir a las "quejas", el montón de ficheros que nos puede devolver en el caso de tener un disco duro "bien llenito", que es cuando un modo de búsqueda avanzada (de momento inexistente) vendría de perlas.

Eso sí, hay un "truco" para poder acotar resultados: la sintaxis de búsqueda avanzada de Google sigue siendo válida, con lo que podemos usar comandos para refinar la búsqueda por tipos de fichero. Los comandos que podéis usar son:

Word: filetype:word or filetype:doc
Excel: filetype:excel or filetype:xls
PowerPoint: filetype:powerpoint or filetype:ppt
Text: filetype:text or filetype:txt
Email: filetype:email
Chat: filetype:chat
Web History/HTML Files: filetype:web or filetype:html
Images: filetype:jpg or filetype:gif
Acrobat: filetype:pdf
Windows Media: filetype:wma or filetype:wmv
MP3: filetype:mp3

Yo de momento, estoy encantado con la novedad, pero en el estupendo artículo de análisis que han publicado al efecto en Search Engine World, tenéis una preciosa lista de deseos.

Creo que lo único que le falta es poder indexar un cliente de Instant Messenger que no sea el de AOL, sino otro más extendido fuera de USA.

Entre los suministradores de soluciones de este tipo están algunos de los proveedores clásicos de gestión documental, que deberán replantearse cómo responder al mercado ante este nuevo competidor.

Veremos cómo responde Microsoft, que ya había anunciado una utilidad de búsqueda parecida para su nuevo sistema operativo (probablemente un derivado del motor de búsqueda de Sharepoint).

Nunca antes fue tan importante la diferenciación entre productos. De momento, sólo los fabricantes tradicionales permiten la indexación de ficheros en unidades distintas de C:, con lo que las unidades de red quedan aún fuera del alcance de Google (probablemente porque aún no cuenta con un sistema de gestión de permisos). Sin embargo, el usuario doméstico (e incluso el corporartivo, ya que algunas estadísticas dicen que los usuarios guardan el 80% de los ficheros en unidades locales, a pesar de contar con unidades de red)puede contar con una solución rápida e integrada con el buscador más utilizado.

Por Iñigo Arbildi.