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• Funcionalidades de Ad DOC

Las funcionalidades de Ad DOC lo convierten en un software sin parangón en el mercado de la Gestión Documental. Conozca cuáles son sus funcionalidades principales:

Captura de documentos

La captura de documentos es el primer paso en el proceso de digitalización de la información. El sistema Ad DOC permite digitalizar documentos, de una o varias páginas, de forma intuitiva y rápida.
• El proceso de captura y digitalización es parte integrante de Ad DOC; de este modo el usuario, desde el mismo software, puede controlar todo el proceso de incorporación de documentos de modo intuitivo, rápido y uniforme.
• Facilita el control de resolución, tipo de imagen y los parámetros propios de cada escáner (por ejemplo opción doble faz y alimentador automático para aquellos equipos que lo soportan).
• Define documentos simples o multipágina.
• Ofrece la posibilidad de preseleccionar el área de escaneo y previsualizar el documento escaneado.
• Permite guardar los documentos digitalizados en una gran variedad de formatos de imagen (TIF, JPG, PDF, PCX, BMP, etc.)
• Ad DOC tiene la capacidad de digitalizar documentos con cualquier tipo de escáner ya que la interfaz Twain le asegura compatibilidad universal.

Conversión de imagenes en texto

Durante el escaneo de los documentos Ad DOC ejecuta un proceso de Reconocimiento Optico de Caracteres (OCR) que convierte las imágenes en textos, permitiendo que sean editados desde cualquier procesador de textos.

Organización y catalogación de los documentos

Ordenar los documentos es el paso fundamental que luego permitirá encontrarlos sin esfuerzo. Ad DOC hace fácil tener toda la información ordenada y clasificada.
• Los documentos permiten dos métodos de catalogación: por ubicación en carpetas lógicas y por asociación de datos definibles o perfiles.
• Se pueden catalogar documentos originados en papel y digitalizados, así como documentos electrónicos tales como archivos Word, Excel, PDF, Access, HTML, imágenes, archivos de audio, video, etc.
• La catalogación por carpetas lógicas permite armar un árbol de carpetas que reproduzca cualquier situación de ordenamiento: departamentos, cuentas, períodos, armarios, estantes, etc., y modificarlo cada vez que sea necesario.
• Simplemente marcando y arrastrando (drag & drop) el archivo elegido el usuario ubica el documento en la carpeta deseada y éste ya quedará catalogado, pudiendo modificar su ubicación con la misma facilidad.
• También permite asociar datos definibles a cada documento y aprovechar las poderosas herramientas de búsqueda de Ad DOC.
• Se pueden asociar datos de distinto tipo: alfanuméricos, numéricos, fechas, horas y tablas internas y externas, y agruparlos en perfiles de acuerdo con el tipo de documento a catalogar.
• Así, permite asociar datos tales como: orden de entrada, fecha de facturación, categoría de importancia, fecha de vencimiento, etc.
• Ad DOC ofrece catalogación masiva para acelerar este proceso.
• Ad DOC se integra a cualquier aplicación que maneja fuentes de datos ODBC, pudiendo utilizar los datos de estos sistemas para catalogar los documentos almacenados. Por ejemplo la tabla de legajos de su sistema de RR. HH. o la tabla de proveedores de su ERP.
• Un mismo documento puede ser catalogado de más de una forma, permitiendo satisfacer diferentes necesidades de agrupación y búsqueda.

Indexación

Ad DOC permite realizar la búsqueda de documentos por su contenido, previa indexación de los mismos. Esta funcionalidad le otorga precisión a las búsquedas, rapidez en la respuesta y reduce sensiblemente el esfuerzo para acceder a la información requerida.
• Ad DOC indexa los documentos catalogados por su contenido.
• También realiza la indexación automática por los datos asignados en los perfiles.
• La indexación se puede hacer sobre documentos escaneados, archivos de texto y páginas web (HTML).
• El proceso de indexado es tan simple como poderoso. La parametrización del proceso permite, por ejemplo, elegir la longitud mínima de palabras a indexar, indicar palabras a excluir de la indexación y optar por no indexar números. Esta capacidad optimiza los tiempos de indexación y el espacio ocupado para su almacenamiento.

Buscador Inteligente

El Buscador Inteligente permite encontrar los documentos almacenados en forma rápida y fácil.
• Ad DOC posee un potente motor de búsqueda de documentos que considera todos los atributos para obtener una búsqueda exitosa.
• Permite combinar distintos elementos, tales como carpeta, perfil, datos y palabras clave dentro del contenido de los documentos.
• También se puede potenciar la búsqueda utilizando operadores lógicos para combinar varias palabras o hacer búsquedas por frases.
Una vez obtenida la lista con los documentos resultantes de la búsqueda, Ad DOC permite ordenarla por cualquiera de sus atributos.

Visualización

Para utilizar los documentos escaneados que se almacenan como imágenes Ad DOC cuenta con una completa herramienta de visualización que brinda útiles facilidades.
• Ad DOC ofrece poderosas funciones de visualización de imágenes, similares a las de los programas específicos más utilizados, que incluyen la posibilidad de: modos de visualización, funciones de Zoom In/Out, ajustes de imagen, rotación, etc.

Herramientas de anotaciones

El usuario podrá agregar electrónicamente sobre las imágenes: anotaciones, comentarios, resaltar texto y aplicar sellos predeterminados, conservando el documento en su estado original.
• Las anotaciones y comentarios que se incorporan al documento son reconocidos por el buscador inteligente permitiendo, por ejemplo, seleccionar aquellos que tienen el sello APROBADO.

Workflow: flujos de trabajo

Si su organización tiene procedimientos que involucran la revisión y aprobación de sucesivas personas, Ad DOC es la herramienta ideal para ayudar con esta exigencia (*).
• Permite definir el flujo de documentos en la empresa estableciendo circuitos de revisión y aprobación, con notificaciones por e-mail.

Seguridad
Ad DOC fue desarrollado para dar un rápido y simple acceso a la información, pero sólo a aquellos usuarios que tengan derechos para hacerlo, poniendo límites estrictos a quienes no los tengan.
• La definición de usuarios y grupos de usuarios, con conjuntos de derechos similares, permite controlar el acceso a los procesos de escaneo, catalogación, visualización, registración de anotaciones, etc.
• También permite restringir el acceso a las diferentes carpetas y documentos catalogados.
• Los derechos, entonces, pueden asignarse limitando las tareas que puede realizar el usuario y también determinando sobre qué documentos o conjunto de documentos pueden realizar estas tareas.

Consulta y acceso a través de Internet

Los usuarios autorizados podrán acceder a los documentos de la empresa, utilizando un browser de Internet y seleccionando todas las opciones de búsqueda antes mencionadas.

Integración con otras aplicaciones

Ad DOC es integrable con otras aplicaciones. Esto permite potenciar el conjunto de las soluciones informáticas de su organización.
• Los procesos de catalogación y de búsqueda están disponibles como librerías con interfaz COM, de forma de poder ser utilizados con sus funciones asociadas desde otras aplicaciones.
• Esto brinda un mecanismo muy efectivo de integración, ya que permite catalogar automáticamente desde otra aplicación y hacer búsquedas automáticas de documentos.
• También es posible utilizar, al registrar la información en los perfiles, tablas de base de datos externas tales como cliente, proveedor, legajo, despacho, etc.

Copias de CD y distribución

En Ad DOC su organización tiene también la herramienta para enviar información digitalizada y catalogada aún a aquellas personas que no se encuentren conectadas al sistema.
• Ad DOC permite generar CD-ROM que incluyan un conjunto seleccionado de documentos y una versión reducida del Sistema para la búsqueda y visualización de los mismos.
• Los CD-ROM generados pueden utilizarse para distribuir información tanto dentro de la organización como a terceros, ya que en esta modalidad se puede consultar los documentos sin necesidad de tener acceso al Sistema.

Escalabilidad

Ad DOC se ajusta a las necesidades de su organización, cualquiera sea su tamaño.
• En sus tres líneas: ONE, ADVANCE y ENTERPRISE, Ad DOC está desarrollado para satisfacer los requerimientos de organizaciones cualquiera sea su tamaño y naturaleza.
• Asimismo permite su implementación en forma departamental o bien abarcando a toda la organización, logrando de esta forma que la información llegue a todos los interesados de forma segura y económica.

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